BAG 28.01.2025 – Digitale Gehaltsabrechnung
Recht für Betriebsräte - Einfach erklärt
Gehaltsabrechnungen dürfen nach dem BAG ausschließlich elektronisch in einem passwortgeschützten Portal bereitgestellt werden. Einen Anspruch auf Papierabrechnungen gibt es nicht.
Das BAG entschied, dass Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen nicht mehr in Papierform aushändigen müssen. Die ausschließlich elektronische Bereitstellung über ein passwortgeschütztes Portal erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, sofern der Zugang für alle Beschäftigten gewährleistet ist.
Das BAG hat klargestellt, dass §108 GewO keine bestimmte Form der Entgeltabrechnung vorschreibt. Arbeitgeber können daher vollständig auf digitale Abrechnungen umstellen, sofern ein sicherer elektronischer Zugang gewährleistet wird.
Das Gericht betonte, dass ein passwortgeschütztes Portal den Anforderungen genügt. Beschäftigte müssen die Möglichkeit haben, ihre Abrechnungen einzusehen und herunterzuladen. Ein Anspruch auf Papierform besteht nicht.
Die Entscheidung berücksichtigt die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt und erkennt elektronische Bereitstellungswege als gleichwertig an.
Was bedeutet das für Sie als Betriebsrat?
Betriebsräte sollten bei der Einführung digitaler Gehaltsabrechnungsportale ihr Mitbestimmungsrecht nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG geltend machen, da es sich um ein technisches System handelt, das Leistungs und Verhaltenskontrolle ermöglichen kann.
Es ist darauf zu achten, dass alle Beschäftigten tatsächlich Zugang zum Portal haben. Nicht jeder Mitarbeitende verfügt über einen eigenen Computer oder die nötigen digitalen Kompetenzen. Der Betriebsrat sollte Regelungen für diese Fälle verhandeln.
Zudem muss die Datensicherheit des Portals gewährleistet sein. Gehaltsabrechnungen enthalten hochsensible personenbezogene Daten, deren Schutz in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden sollte.
Handlungsempfehlung
Betriebsräte sollten bei der Einführung eines digitalen Abrechnungsportals auf einer Betriebsvereinbarung bestehen, die mindestens folgende Punkte regelt: Zugangssicherheit, Datenspeicherung, Löschfristen und Zugangsregelungen für Beschäftigte ohne eigenen IT Zugang.
Es sollte geprüft werden, ob das Portal Protokolldaten erhebt, die Rückschlüsse auf das Verhalten der Beschäftigten zulassen. Wenn ja, muss dies in der Betriebsvereinbarung geregelt werden.
Für Beschäftigte, die keinen regelmäßigen Zugang zu digitalen Endgeräten haben, sollten Zugangsterminals oder alternative Lösungen vereinbart werden.
Wie kann TAPAUS Ihnen helfen?
Tapaus Consulting begleitet Betriebsräte bei der technischen und datenschutzrechtlichen Bewertung digitaler Abrechnungsportale. Wir prüfen, ob das System den Anforderungen der DSGVO genügt, und unterstützen bei der Verhandlung einer Betriebsvereinbarung, die Zugangssicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit regelt.
Die Kosten für die Beauftragung trägt der Arbeitgeber gemäß §40 BetrVG.
Praxisbeispiel
Ein Produktionsunternehmen stellt die Gehaltsabrechnung vollständig auf ein digitales Portal um. Die Beschäftigten in der Fertigung haben keinen eigenen PC Arbeitsplatz. Der Betriebsrat verhandelt erfolgreich, dass im Pausenraum ein Terminal mit gesichertem Zugang zum Portal eingerichtet wird.
Zusätzlich vereinbart der Betriebsrat, dass das Portal keine Zugriffsprotokolle speichert, die über den reinen Sicherheitszweck hinausgehen.
Mögliche Rechtsfolgen
Ohne Betriebsvereinbarung zur digitalen Gehaltsabrechnung riskiert der Arbeitgeber einen Verstoß gegen das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Die Einführung des Portals ohne Zustimmung des Betriebsrats kann per einstweiliger Verfügung untersagt werden.
Datenschutzverstöße beim Betrieb des Portals können Bußgelder nach Art. 83 DSGVO nach sich ziehen.
Gültig seit:
28.01.2025
Referenzen und Querverweise:
§108 GewO, §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, Art. 5 DSGVO
Last Update:
Keywords:
15. Mai 2026 um 06:43:20
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