Für die meisten HR-Abteilungen ist Mitbestimmung ein Parallelprozess, der neben dem Tagesgeschäft läuft – und dabei regelmäßig zu Reibung führt. So auch bei einem bundesweit tätigen Handelsunternehmen mit über 40 Standorten und rund 2.400 Mitarbeitenden. Die HR-Abteilung pflegte Unterrichtungspflichten gegenüber dem Gesamt- und den Einzelbetriebsräten in manuellen Excel-Tabellen, versandte Informationsschreiben per E-Mail und geriet dabei immer wieder in arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen – wegen zu später Unterrichtung, fehlender Dokumentation oder widersprüchlicher Informationen.

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Die HR-Leiterin wandte sich an Tapaus Technology Consulting mit einer klaren Frage: Wie lässt sich die Einhaltung von Mitbestimmungspflichten bei Personalmaßnahmen standardisieren, dokumentieren und automatisieren – ohne dass jede Versetzung oder Einstellung zu einem juristischen Einzelfall wird?

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AUSGANGSPROBLEM

Die Analyse durch Tapaus ergab ein klares Bild: Das Unternehmen hatte in den vergangenen 18 Monaten 14 Beschwerden von Betriebsräten wegen nicht oder zu spät eingeleiteter Anhörungsverfahren nach §102 BetrVG erhalten. In drei Fällen drohten arbeitsgerichtliche Verfahren. Das eigentliche Problem war kein juristisches Wissensdefizit – es war ein strukturelles Prozessversagen: Wer ist wann verpflichtet, wen worüber zu informieren?

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Hinzu kam: Die geplante Einführung eines neuen HR-Systems (Workday) hätte diese Situation ohne vorherigen Klärungsprozess weiter verschärft.

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UNSERE VORGEHENSWEISE

Tapaus entwickelte in drei Phasen ein strukturiertes Mitbestimmungs-Prozessmodell:

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• Phase 1 – Prozess-Audit: Gemeinsam mit der HR-Leitung kartierten wir alle mitbestimmungsrelevanten Personalmaßnahmen: Einstellungen, Versetzungen, Eingruppierungen, Kündigungen, Kurzarbeit, Einführung neuer Vergütungssysteme. Für jede Maßnahmenart definierten wir: Welcher Betriebsrat muss wann informiert werden? Welche Frist gilt? Welche Unterlagen sind beizufügen?

• Phase 2 – Prozessdesign & Automatisierungskonzept: Tapaus entwarf ein Workflow-Modell, das in das bestehende HR-System integriert werden konnte. Kernstück: ein automatisch ausgelöster Unterrichtungsprozess bei Auslösung definierter Personalaktionen, inklusive digitaler Dokumentation, Fristenüberwachung und revisionssicherer Ablage.

• Phase 3 – Betriebsvereinbarung & Schulung: Wir entwickelten eine Betriebsvereinbarung zur digitalen Mitbestimmungsabwicklung, die vom Gesamtbetriebsrat ohne Gegenstimmen verabschiedet wurde. Anschließend schulten wir 18 HR-Business-Partner unternehmensweit.

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ERZIELTE ERGEBNISSE

• Rückgang mitbestimmungsrechtlicher Beanstandungen um über 80 % innerhalb von 6 Monaten nach Einführung

• Automatisierte Fristenüberwachung verhindert Versäumnis von Anhörungsfristen nach §102 BetrVG

• Betriebsvereinbarung zur digitalen Mitbestimmungsabwicklung ohne Gegenstimmen verabschiedet

• HR-Team arbeitet deutlich effizienter – kein manuelles E-Mail-Tracking mehr

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"Wir hatten das Gefühl, mit Mitbestimmung immer einen Schritt hinter uns herzulaufen. Tapaus hat uns geholfen, das umzudrehen – heute sind wir in den Prozessen den Betriebsräten sogar einen Schritt voraus." – HR-Leiterin, Handelsunternehmen

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​​​Branche: Handel / Multi-Standort-Unternehmen (ca. 2.400 Mitarbeitende, 40 Standorte)

Leistung: Prozessanalyse, Compliance-Automatisierung, Schulung HR-Team, BV-Vorlage

Zeitrahmen: 12 Wochen (Analyse + Konzeption + Implementierungsbegleitung)

Rechtliche Grundlage: §99 BetrVG (Zustimmungspflichten), §102 BetrVG (Anhörung), §80 Abs. 2 BetrVG (Unterrichtung), §111 BetrVG​​